Du chiffre d’affaires qui attend
Un vendeur sans accès au DMS ne vend pas. Un poste de diagnostic en panne immobilise un pont. Chaque demande qui traîne se lit dans le chiffre du site.
Groupes de concessions automobiles
Un vendeur qui arrive sans ses accès ne vend pas.
Plusieurs marques, plusieurs sites, des équipes terrain qui tournent. Et des demandes internes qui passent encore par le mail et le téléphone. Pour un DAF, c’est du chiffre d’affaires qui attend et des coûts que personne ne mesure.
Keolux One réunit dans un seul portail les demandes IT, RH et marketing de tous les sites d’un groupe de concessions, donne à chaque métier ses outils constructeurs en un clic, orchestre les arrivées et les départs, et chiffre l’activité des fonctions support par site. Hébergé en France.
Prendre rendez-vous 30 minutes, avec des données de concession
Utilisé par le Groupe G. Nedelec, environ 700 collaborateurs à Brest
Vous vous reconnaissez ?
Ce qu’on entend dans les groupes de concessions.
Plusieurs marques, plusieurs sites, une petite équipe IT et des équipes terrain qui tournent. Si l’une de ces situations ressemble à la vôtre, la suite de la page est pour vous.
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Responsable informatique, groupe de six concessions
"On est deux à l’IT, chacun sur son site. Je découvre le lundi ce que mon collègue a traité la semaine d’avant."
Une file commune pour tous les sites, où chaque demande est affectée, priorisée et suivie.
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Directeur de concession
"Le téléphone fixe, c’est l’informatique. Le portable, c’est les achats. Les RH sont à Vannes. Mes équipes ne savent jamais à qui demander quoi."
Un seul portail : on choisit ce dont on a besoin, et la demande part d’elle-même au bon service, IT, achats ou RH, sur n’importe quel site.
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Vendeur VN, arrivé il y a une semaine
"Mes trois premiers jours, je n’avais ni le DMS ni d’ordinateur. Et j’ai attendu quatre jours pour avoir mon téléphone."
Une arrivée qui lance d’un coup les tâches IT, RH et achats : poste, téléphone et accès prêts pour le premier jour.
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DAF, groupe multimarque
"Je paie des accès pour des gens partis depuis des mois, et je n’ai aucun chiffre sur ce que coûtent nos fonctions support."
Des accès fermés et tracés au départ, des volumes et des délais lus par site.
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Chef d’atelier
"Quand le poste de diagnostic plante, j’appelle l’informatique, je laisse un message, et le pont attend."
Un signalement de panne atelier en deux clics, priorisé, avec un suivi visible.
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Directeur de groupe
"On a racheté une concession au printemps : nouveaux salariés, nouveaux outils, et l’IT qui court partout."
Le nouveau site rejoint le même portail, le même catalogue et la même file de demandes.
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Assistante RH
"Les demandes d’attestation arrivent par mail, par téléphone et au détour du couloir, souvent incomplètes."
Des demandes RH complètes dès le départ, et une base RH qui répond aux questions récurrentes.
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Conseiller service, souvent en déplacement
"Je garde mes tickets dans la boîte à gants et je fais ma note de frais une fois par trimestre."
La dépense saisie depuis le téléphone, le justificatif photographié et joint tout de suite.
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Service comptable
"En fin de mois, je reçois des notes papier avec des tickets agrafés, je relance chaque vendeur et je ressaisis tout, TVA comprise."
Des notes qui arrivent complètes, justificatifs lus, règles déjà vérifiées : plus de relance ni de ressaisie.
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Responsable marketing
"Six concessions me demandent le visuel des portes ouvertes, chacune à sa façon, la veille."
Des demandes de visuel cadrées, et des actualités publiées une fois pour tout le groupe.
Situations types illustrant les besoins rencontrés dans les groupes de concessions. Ce ne sont pas des citations de clients.
Prendre rendez-vousCe que ça coûte de ne rien changer
Les demandes internes sont le dernier processus du groupe que personne ne pilote.
Le DMS pilote les ventes et l’atelier. Les marques pilotent leurs portails. Mais une arrivée, un départ, une panne d’imprimante à l’atelier ou une attestation de salaire passent encore par des mails que personne ne suit.
Un risque qui reste ouvert
Des comptes actifs après un départ, ce sont des fichiers clients, des remises et des conditions de reprise accessibles à quelqu’un qui n’est plus dans le groupe.
Une équipe IT qui s’épuise
Interrompue en permanence, sans priorités ni historique, la petite équipe IT court d’un site à l’autre. Et si l’un des deux part, ce qu’il savait part avec lui.
Des coûts de structure sans chiffre
IT, RH et marketing traitent les demandes de tous les sites à la main. Sans volume ni délai par site, impossible de savoir où part le temps des fonctions support.
Un outil, une licence
Un seul outil. Une seule licence. Tout est ouvert.
Un logiciel de tickets, un outil RH, un intranet, une application de notes de frais et quelques fichiers partagés : autant d’abonnements, d’identifiants, de mises à jour et de prestataires à gérer, site par site. Avec Keolux One, une seule licence ouvre tout, pour tous les sites et tous les collaborateurs.
Prendre rendez-vousAujourd’hui
Avec Keolux One
Un logiciel par besoin
Un seul outil
Un abonnement par logiciel
Une seule licence
Des identifiants partout
Une seule connexion
Un prestataire par outil
Un seul interlocuteur
Dans la même licence : demandes IT et RH, arrivées et départs, notes de frais, marketing, portail du groupe, outils des marques et application mobile.
1 · Fini le mail, le téléphone et le couloir
Plus personne ne se demande à qui s’adresser.
Aujourd’hui, une demande part par mail chez l’un, par téléphone chez l’autre, et se perd entre deux sites. Avec un seul portail, vendeurs, techniciens et secrétariat savent où demander et voient où en est leur demande. Le marketing y publie les nouvelles du groupe, et les réponses aux questions qui reviennent y sont déjà.
- Moins d’appels et de mails pour l’IT, les RH et le marketing
- Des demandes complètes dès le départ, sans rappeler pour un détail
- Une information du groupe qui arrive sur tous les sites en même temps
2 · Les outils des marques
Fini la chasse aux liens et aux identifiants de chaque marque.
Chaque marque a ses portails, et chacun garde ses liens dans ses favoris, sur un post-it ou dans sa tête. Le portail les rassemble par métier : un vendeur VN voit les siens, un magasinier les siens, et chacun garde ses favoris.
- Un nouvel arrivant trouve ses outils sans demander à un collègue
- Plus de liens perdus quand quelqu’un change de poste ou de site
3 · Arrivées et départs
Un nouveau vendeur qui vend dès son premier jour.
Aujourd’hui, une arrivée, c’est une chaîne de mails entre RH, IT et achats, et souvent un premier jour sans accès. Désormais, l’arrivée lance toutes les tâches d’un coup, chacune avec un responsable. Et au départ, la fermeture des accès est suivie jusqu’au bout.
- Un premier jour où l’on vend, au lieu d’attendre ses accès
- Plus de compte oublié après un départ
- RH et manager voient où en est chaque arrivée
Arrivée
Julie Moreau
Vendeuse VN · Concession de Vannes
Premier jour : lundi
6 tâches sur 9 terminées
IT
- Compte et messagerie Fait
- Accès DMS VN Fait
- Accès portail constructeur En cours
RH
- Dossier du personnel Fait
- Mutuelle Fait
- Visite médicale À faire
Achats
- Téléphone Fait
- Tenue Fait
- Cartes de visite En cours
4 · Tous les sites, une seule file
Une petite équipe IT tient tous les sites, sans rien perdre.
Deux informaticiens, plusieurs concessions, et jamais sur le même site : sans file commune, chacun découvre après coup ce que l’autre a fait, et les sites éloignés attendent. Toutes les demandes arrivent désormais au même endroit, rattachées à leur site, priorisées et partagées.
- Personne ne découvre le lundi ce que l’autre a traité
- Les sites éloignés ne passent plus après les autres
- Le DAF sait enfin où part le temps de l’IT, site par site
Demandes internes du mois, par site
| Site | Demandes | Délai moyen | Dans les délais |
|---|---|---|---|
| Vannes | 142 | 1,2 jour | 94 % |
| Lorient | 118 | 1,6 jour | 89 % |
| Quimper | 96 | 2,4 jours | 78 % |
| Saint-Brieuc | 87 | 1,4 jour | 91 % |
| Rennes | 164 | 1,9 jour | 86 % |
| Nantes | 131 | 1,1 jour | 95 % |
5 · Les notes de frais
La fin de mois, sans courir après les tickets.
Pour la finance et la comptabilité, les notes de frais restent un casse-tête : tickets froissés ou perdus, relances à chaque vendeur, ressaisie ligne à ligne, TVA à ventiler à la main, dépenses hors règles découvertes trop tard. Désormais, le ticket est photographié au moment de la dépense et lu automatiquement, les règles du groupe sont vérifiées avant d’arriver chez le manager, et la comptabilité reçoit des notes complètes.
- Plus de relances en fin de mois
- Plus de ressaisie, même avec plusieurs taux de TVA sur un ticket
- Les dépenses hors plafond arrêtées avant la validation
Note de frais d’octobre
Thomas Leroy · Conseiller service · Concession de Lorient
| Dépense | Catégorie | TVA | TTC |
|---|---|---|---|
| Carburant, essai clientOCR | Carburant | 9,17 € | 55,00 € |
| Repas, formation constructeurOCR | Repas | 10 % et 20 % | 35,20 € |
| Péage et parking, livraison VNOCR | Transport | 3,20 € | 19,20 € |
| Hôtel, salon VOOCR | Hébergement | 7,00 € | 78,00 € |
Plafonds respectés, prête pour le managerTotal 187,40 €
Le cas Groupe G. Nedelec
Deux informaticiens, deux sites, 700 collaborateurs : le groupe s’organise avec Keolux One.
Le défi
Deux personnes à l’IT, sur deux sites différents, pour environ 700 collaborateurs. Il fallait s’organiser, planifier et suivre les demandes de toutes les concessions sans être sur place.
La mise en place
- Demandes et incidents IT
- Demandes RH
- Demandes marketing
- Portail collaborateur et actualités
La suite
Le parcours d’arrivée des collaborateurs, avec ses tâches IT, RH et achats, est en cours de déploiement.
Comment on démarre
Pas de grand projet : on commence par ce qui soulage l’IT.
- 1
Un rendez-vous de 30 minutes
On regarde vos sites, vos marques et vos outils, et on vous montre le portail d’un groupe de concessions.
- 2
Le catalogue IT d’abord
Pannes, matériel, accès DMS et portails de marque : l’équipe IT reprend la main sur ses demandes en premier.
- 3
Puis RH, marketing et arrivées
Les demandes RH et marketing rejoignent le portail, puis les arrivées et les départs sont orchestrés.
Vos questions
Prix, mise en place, outils des marques : demandez.
L’assistant répond aux premières questions sur l’offre pour un groupe de concessions. Pour votre cas précis, le plus rapide reste un rendez-vous.
Prendre rendez-vousKelex
L’assistant Keolux One pour les groupes de concessions
Bonjour, je suis Kelex. Je réponds à vos questions sur Keolux One pour un groupe de concessions : prix, mise en place, outils des marques, hébergement. Choisissez une question ou écrivez la vôtre.
Kelex est un assistant IA, ses réponses sont indicatives. Évitez d’y saisir des données personnelles. Confidentialité
Un prix qui se lit dans le budget
Une seule licence pour tout le groupe, sans module à ajouter.
IT, RH, notes de frais, marketing, portail, application mobile, hébergement en France, support et mises à jour : tout est dans la même licence. Le détail et le simulateur sont sur la page tarifs.
Jusqu’à 300 collaborateurs
45 € HT
par agent de support et par mois, 200 € HT de mise en place
Exemple : 500 salariés
650 € HT
par mois pour tout le groupe, au tarif public par salarié
Questions fréquentes
Groupes de concessions : vos questions
Quel logiciel pour gérer les demandes internes d’un groupe de concessions automobiles ?
Keolux One réunit dans un seul portail les demandes IT, RH et marketing de tous les sites d’un groupe de concessions : incidents, matériel, comptes et accès, congés, attestations, visuels et campagnes. Chaque demande a un responsable et un suivi, et les volumes et délais se lisent par site.
Comment une petite équipe IT peut-elle gérer plusieurs concessions ?
En centralisant : toutes les demandes des sites arrivent dans une même file, rattachées à leur concession, priorisées et affectées, avec des délais à tenir. Les informaticiens voient ce que chacun traite, même sur des sites différents, et les questions répétitives sont absorbées par le portail et la base de connaissances. Le groupe G. Nedelec, à Brest, s’organise ainsi à deux personnes pour environ 700 collaborateurs.
Keolux One gère-t-il les notes de frais ?
Oui, dans la même licence. Le collaborateur photographie son justificatif depuis son téléphone : la détection OCR préremplit le marchand, la date, les montants et la TVA, avec plusieurs taux sur un même ticket si besoin. Des règles de gestion encadrent la suite : circuit de validation, montant maximum par catégorie, refus motivé. La comptabilité suit le remboursement, et la note peut être rattachée à un projet.
Faut-il une licence par module ?
Non. Une seule licence Keolux One ouvre les demandes IT et RH, les arrivées et départs, les notes de frais, les demandes marketing, le portail avec ses actualités et ses bases de connaissances, le lanceur d’outils et l’application mobile, pour tous les sites du groupe.
Peut-on donner à chaque métier ses outils constructeurs ?
Oui. Le portail sert de lanceur d’applications : DMS, portails des marques, outils VO, catalogues pièces. Les liens s’affichent selon le poste (VN, VO, APV, magasin, service client) et chacun peut ajouter ses favoris et ses propres liens. Le portail ne remplace pas ces outils : il y donne accès en un clic.
Faut-il connecter Keolux One à notre DMS ?
Non pour démarrer : le portail, les demandes et le lanceur d’outils fonctionnent sans connexion au DMS. Si vous voulez échanger des données ensuite, Keolux One dispose d’une API GraphQL et REST et d’un outil d’import planifiable.
Combien coûte Keolux One pour un groupe de concessions ?
Jusqu’à 300 collaborateurs, l’offre PME donne accès à tous les modules pour 45 € HT par agent de support et par mois, avec 200 € HT de mise en place. Au-delà, le tarif est par salarié et dégressif : par exemple 650 € HT par mois pour 500 salariés. Donnez-moi votre effectif et je calcule votre montant. IT, RH, marketing, portail, hébergement, support et mises à jour sont inclus.
Comment se passe la mise en place ?
Par étapes : le catalogue IT d’abord, puis les demandes RH et marketing, puis les arrivées et départs. Une option d’intégration à 6 400 € HT couvre la reprise de vos données, l’aide au paramétrage, cinq offres de services personnalisées et deux jours de formation. Le calendrier se fixe au rendez-vous, selon le nombre de sites.
Où sont hébergées les données ?
En France. Keolux est un éditeur français et les données de la plateforme sont hébergées en France, dans le respect du RGPD.
Les vendeurs et techniciens sans poste fixe peuvent-ils l’utiliser ?
Oui. Keolux One s’installe sur l’écran d’accueil des téléphones iOS et Android, sans passer par un magasin d’applications : portail, demandes, suivi et actualités sont accessibles depuis le showroom ou l’atelier.
Prendre rendez-vous
30 minutes pour voir le portail d’un groupe de concessions.
Choisissez un créneau. Nous vous montrons le parcours d’un vendeur, d’un technicien et d’un DAF, avec des données de concession, et nous chiffrons votre périmètre.
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